Всё начинается с приглашения

Команда V-Screen.ru

В организации мероприятия не бывает неважных деталей. Всё – буквально всё! – должно соответствовать его концепции, стилю, статусу.

Независимо от того, что вы планируете – свадьбу, юбилей, презентацию новой модели автомобиля, открытие картинной галерей – есть определенные шаги, которые нужно пройти. За несколько недель до назначенной даты вы тщательно планируете концепцию и сценарий, приглашаете музыкальные коллективы и ведущих, организуете развлекательную программу, продумываете меню, расстановку столов и декор помещения.

Всё это, безусловно, крайне важно для того, чтобы впечатлить гостей. Но тут пропущен ключевой момент – приглашение этих самых гостей.

Статистика показывает, что от участия в мероприятии отказываются от 10 до 50 процентов приглашенных – для личных праздников показатель ниже, для официальных мероприятий (презентации, открытия, корпоративные юбилеи, тематические премии) выше.

Самая частая причина отказов – не в отсутствии времени, а в отсутствии… интереса к мероприятию! Человек, который за последние пару месяцев посетил уже три однотипные презентации, от четвертой, скорее всего, откажется. Если, конечно, не заинтересовать его!

Но как заинтересовать потенциального гостя, особенно в бизнесе? Писать скучный текст о том, что будет интересного на выставке или мероприятиях? Но лонгриды сейчас не в почете. Они требуют времени, и мало кто их читает.

«Зацепить» потенциальных гостей помогут видеоприглашения. Это достаточно новый и гибкий формат приглашений, который позволяет рассказать максимум интересной информации о вашем мероприятии в интерактивном и современном формате.

Видеоприглашение совмещает мультимедийное устройство, которое представляет из себя экран для видео или слайдшоу, и привычный формат приглашения-открытки. Причем обе части видеоприглашения будут работать «в пользу» вашего мероприятия:

• Дизайн обложки разрабатывается индивидуально. Обложка может быть как напечатана в типографии, так и создана вручную.
• В память видеооткрытки можно загрузить видео в любом жанре – от тизера, который раздразнит любопытство ваших гостей, до максимально информативной видеопрезентации, от короткометражного фильма до короткого личного приглашения. Последнее как раз было реализовано для Филиппа Киркорова, который разослал видеоприглашения на свое 50-летие (посмотрите, как он рассказывает это в Вечернем Урганте, с 13:51)

Конечно, нет смысла вкладываться в пригласительные с видео для каждого мероприятия, которое вы планируете. Если этот инструмент использовать слишком часто, он утратит новизну и привлекательность. К тому же, изготовление видеоприглашений – удовольствие не из самых дешевых: каждый экземпляр в тираже вам обойдется как минимум в 2000 р. Но есть случаи, когда идеальным решением станет именно видеоприглашение:

• Если вы хотите просто и ненавязчиво объяснить цель своего мероприятия и выделиться на фоне аналогичных мероприятий. Использование современных технологий, необычное решение стандартной задачи по приглашению гостей и интересная подача самого приглашения вполне могут повысить интерес ЛПР к посещению Вашего мероприятия. Плюс – увидев персональное приглашение, а не безликий e-mail, отказать будет сложнее.
• Если вы хотите пригласить VIP-гостей. Гостей высокого уровня довольно сложно привлечь к участию в мероприятии – каждый день у них плотно расписан. Как правило, их приглашают персонально – если вы с ними знакомы лично или имеете выход через общих знакомых. Но если прямого выхода на них у вас нет – видеоприглашение позволит «сократить дистанцию». Оно не потеряется в стопке «картонных» приглашений, обеспечит всё тот же WOW-эффект, поможет заинтересовать VIP-гостя темой, форматом или программой мероприятия. К тому же, оно обеспечит эффект личного обращения через видео – как это было сделано в видеоприглашении Филиппа Киркорова, о котором мы уже упоминали выше.

За время нашей работы мы несколько раз выполняли заказы на видеоприглашения для частных и корпоративных мероприятий, в том числе – для крупных международных компаний. Из собственного опыта можем сказать, что и приглашающая сторона, и гости остаются в восторге. Особенно, когда «конверсия» приглашений гостей в посещения явно увеличивается.